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田中 新吾

プロジェクトは「定期的かつ短期的な対話と活動のサイクル」で進める。

タナカ シンゴ

プロジェクト推進支援の仕事をしていると「プロジェクトってどうやって進めていますか？」という質問をたびたび受けることがあります。

以下のポストはそんな時のための一旦の解答集です。

一つ一つ掘り下げた記事も書いていっているのでもしよければご覧ください。

メンバー間で共有可能な「そうであったら本当に素晴らしいと思える景色」を、「見立てる」ことができると、プロジェクトはとてもスムーズに動くようになる。

過去や未来を思い悩む時間を減らし、今、現在できることに集中する。

とにかくやってみる。やってみたあとで修正するのが一番大事。

さて、今回はそんな解答集の中に記した「活動と対話の定期的かつ短期的な反復で進める」という話について掘り下げておきたいと思います。

この時から少し表現は変わっておりまして現在はタイトルの通り、

プロジェクトは「定期的かつ短期的な対話と活動のサイクル」で進める。

という説明です。

別の言い方をすると「週次の定例ミーティングとそこで決まったネクストアクションを軸に進める」となります。

なぜこのようにして進めているのか？

プロジェクトの定義についてはこちらの記事で触れた通りです。

プロジェクトとは、

「やってみる前に、何をしたらどんな結果が得られるか、わからない活動」

そして、世の中の至るところにプロジェクトがあり、それらは未知の度合いで分類ができる、と書きました。

ではなぜプロジェクトは「やってみる前に、何をしたらどんな結果が得られるか、わからない活動」になってしまうのか？

それはプロジェクトを取り巻く要素が刻一刻と変化していくためです。

「プロジェクトを取り巻く要素」とは以下のようなもの。

プロジェクト内部の要素 => ステークホルダー、スケジュール、リソース、リスク要因、コミュニケーション、成果物 等

プロジェクト外部の要素 => マーケット、法規制や政策、社会文化、技術トレンド 等

VUCA時代と言われて久しいですが、私自身も様々プロジェクトに関わる中で、これらの要素が刻一刻と変化していくことを痛いほど感じてきました。

刻一刻というのはデイリー、ウィークリーでです。

マンスリーで考えているともはや色々と手遅れになってしまう。

だからこそ「週次の定例mtg」を軸にしてプロジェクトを動かしていく必要があるという考えです。

昨年、タスクシュート協会理事のjMatsuzakiさんが「定例駆動でプロジェクトを動かす」という発信をしていましたが、これはまさに我が意を得たりの内容でした。

タスクシュートを組織に導入したらどうなる？

具体的にはどのようにしているか？

「具体的にどのようにしているか？」については言葉にして書いてしまうと結構シンプルです。

まずプロジェクトが立ち上がったら週のどこかに定例mtgを組み込む。

プロジェクトの規模にもよりますが時間は30分を基本に、最大でも1時間とします。

決めた時間は超えないようにが原則。

そして定例mtgには必ずアジェンダを用意します。

mtgの最後には次のmtgまでの各人のネクストアクションが定まっている状況を目指します。

次の定例までに各自がそのアクションを進めていき、その間の進捗や課題の共有はチャットツールを用いながら実行。

緊急性の高いものが突然発生した場合は分科会など開くこともあります。

このようにして、週次の定例ミーティングとそこで決まったネクストアクションの実行を一つのサイクルとしてプロジェクトを進めている感じです。

進める場合のコツは何かあるのか？

・キックオフmtgに傾注する

何事も最初は肝心だと思っています。

人間には最初と最後の感覚があると思っていまして、極論両端がしっかりしていれば間はどうなってもいい。

そのくらい最初（と最後）は大事な感覚。

キックオフmtgが成功するとそれ以降のプロジェクトも進みが良くなる経験則です。

ゆえにキックオフmtgを成功させるためにめちゃくちゃ力を注ぎます。

昔Xにもポストしましたが「関係者が抱いている不安を丁寧に解きほぐす」ためにキックオフmtgも十全に活用する意識。

・定例mtgに名前をつける

名前の重要性はこのブログやXなど端端でお伝えしている通りです。

定例mtgは始まったばかりの頃はいいのですが、それが定期的にかつ短期的に繰り返されるようになってくると、人によっては「飽き」がきたり、人によっては「やらされ感」を抱いたり、そうしていつのまにか「形骸化」していってしまいがちです。

私にもたくさんの経験があります。

だからこそここで「名前の力」をうまく使うのがいい。

私は「名は体を現す」を強く信じているところがありまして、名前ってすごいんですよね、本当に体を引っ張っていきます。

例を出すと、私が昨年挑戦した地域のお祭りづくりの定例mtgには「わっしょいミーティング」という名前をつけました。

「ふざけている…」と思ったかもしれませんがこの効果は抜群。

定期的にかつ短期的に繰り返されるmtgに前向きに取り組むことができています。

クライアントがいる場合、その意向を汲む必要は当然にありますが、考える余地があり実装が可能であれば設定するのがオススメです。

・積極的に進行役に回る

前述のポストにも書いたことですが、会議の進行役に回った方がプロジェクトの推進は全体的にうまくいくという経験則です。

ヤマザキマリさんの本に「ハンドル」の話が出てきましたがまさにこれ。

進行役が不在であったり、イマイチであれば、そのポジションを積極的に狙っていく方がいいと思ってます。

うまくいくプロジェクトの条件とは？

ここまで「定期的かつ短期的な対話と活動のサイクルで進める」について掘り下げてきましたが、最後にうまくいくプロジェクトの条件について触れておきます。

一言でいえば「ミーティングが楽しい」だと思っています。

再びのピックアップになりますが、これもjMatsuzakiさんが以前発信をしており、大変共感したものでした。

「進める場合のコツ」に書いたことは「対話（定例ミーティング）」のことばかりで、「活動（ネクストアクション）」の方についてはほとんど触れていなかったことに気づいた人もいるかもしれません。

これは心から定例ミーティングこそが大事だと思っているから。

定例ミーティングがうまくいけば、ネクストアクションも自ずと上手くいく。

こういう考え方を私はしてます。

もちろんネクストアクションをスムーズに進めていくためのコツは別にあるのですが、圧倒的に重視しているのは定例ミーティングが楽しくなるかどうか。

以上、プロジェクトを進める際の参考に少しでもなれば幸いです。

【著者プロフィール】

著者：田中 新吾

「ミーティングが楽しいとプロジェクトがよく進む」については誰かに教わった訳ではなく経験の中から言語化できたものでした。もう少し早く気づいていればよかったのにと今時々思います…

ハグルマニ代表。お客様のビジネスやプロジェクトを推進する良き「歯車」になる。がミッション。命名士（命名総研）、タスクシュート認定トレーナー、栢の木まつり実行委員会事務局長（https://kayanokimatsuri.com） 、RANGER管理人（https://ranger.blog）としても活動中。

●X（旧Twitter）田中新吾

●note 田中新吾

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