タナカシンゴ

仕事で「難しい課題」をやり切るために、私が意識してやっている3つのこと。

少し前に、これは「難しい課題だ」と感じる仕事があった。

それは膨大で、読みづらく、私にとっては意地悪な資料を読み込み、それを踏まえて企画提案をし、実行するというものだった。

社会人として仕事をするようになり、私は10年以上が経つ。

その中で分かってきたことは、

仕事の中には結構な割合で「大きすぎて扱いづらく、何をすればよいのかが明確になっていないもの」が存在する、ということである。

このようなものを私は「難しい課題」と呼ぶ。

ここに「短納期」のような条件がついてくると「難しい課題」は「とても難しい課題」にレベルアップする。

しかし個人的な経験則だが、この手のものは「仕事の依頼側」の姿勢や能力に起因するものが多い。

私は過剰なコストを相手側に負担させようとすることに、仕事人としてあまり賛同することができないため「とても難しい課題」は基本的に引き受けないスタンスでいる。

そして、今回の仕事に一旦の区切りがついたところで、「難しい課題」をテーマにした記事を書いてみようという思いに至った。

予め言っておくと「難しい」は、絶対的なものではなく「相対的」なものであるため「難しい」の感じ方は人それぞれ。

したがって、あくまでも個人的な話として書いていく。

私が「難しい課題」をやり切るために意識してやっていることは大きく3つある。

1.難しい課題を小さいサイズに「区切り」、扱い易いタスクに変える

2.仕分けたタスクに速く取り掛かり、処理を「進捗」させる

3.ここまで来たらしっかりやり切らないと「もったいない」と自分に思わせる

これまでに直面してきた「難しい課題」は概ねこのようなことを意識してやり切ってきた。

最初に言いたいことはほぼ言ってしまったので、以降はこの補足的として書いていこうと思う。

難しい課題を小さいサイズに「区切り」、扱い易いタスクに変える

まず「難しい課題」を小さいサイズに区切って扱い易いタスクにする。

これは既に取り組んでいる人も多いかもしれない。

というのも、難しい課題に取り組むとき、課題を細分化して小さいサイズのタスクに落とし込むことは、問題解決の基本だと思うからだ。

最初にも書いた通り、仕事の中には結構な割合で「大きすぎて扱いづらく、何をすればよいのかが明確になっていないもの」が存在する。

ステーキやハンバーグを一口で食べることができないように、難しい課題をそのまま丸飲みすることができる人は恐らくいないだろう。

私に「大きなものは区切って、小さくして、扱い易くする」という技術を教えてくれたのは、大学受験の際にお世話になった学習塾の塾長だった。

「難しい問題はとにかく小さく区切る」

「小さく区切れば一つ一つは簡単」

「焦らずに区切ることがとても大切」

こんな具合のことを塾長はよく言っていた。

私はこの教えに則り、例えば、仕事で「これは難しい」と感じる資料を読み込む際は、

プリントアウトをして、章ごとに読み進めながら、よく分からない部分にはペンでチェックを入れ(後で調べる、人に聞いたりする)、大切な部分にはマーカーで線を引くなどを行う。

ペンでチェック入れたり、マーカーで線を引いたりすることは、資料に対して「メスを入れる」ようなもので、まさに「大きなものを小さく区切る」ことになる。

実際、これによって記述されていることへの理解が進み、作業が前に進むことを何度も実感している。

しかし、「区切る」という行為が脳のリソースを食い面倒なのも事実。

私が関わってきた人の中ではやりたがらない人も結構いた。

だが、「区切る」技術は思うに、ゲームでいうところの「移動速度2倍」「経験値1.5倍」のように一度取得したら、以後ずっと永続的に効果を発揮するようなものと同一だ。

つまり、時間が経つほど人生全体で享受できるメリットが大きい。

だからこそ「体を鍛える」ことのように、面倒くさがらないで訓練をしていくことでアドバンテージを作ることになるのでは、と個人的には思う。

小さく区切れば、それが自分の中だけで処理できるものなのか、はたまた自分だけでは処理できないものなのかも分かってくる。

難しい課題のまま姿では、この仕分けも上手く頭の中でされない。

「区切る」は、仕事のための仕事だが、非常に大事な仕事だという認識。

仕分けたタスクの処理に「速く」取り掛かり、処理を「進捗」させる

タスクの仕分けができたところで、次は速くその処理に取り掛かる。

先ほどの資料の話でいけば、ペンでチェックした分からない箇所を、調べたり、人に聞いたりして分かるように速く動く。

速く動くのは「速く進捗」させるため。

速く進捗させられれば、「進捗」が与えてくれる「モチベーションの向上」を素早く得ることができるからである。

「処理の進捗」と「モチベーション向上」の関係は、テレサ・アマビール氏のモチベーション研究でも明らか。

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アマビール氏は、大勢の企業に務めるビジネスマンの日々のやる気の変動を記録させ、分析を行った。

その中でやる気を高めるために重要なことは、

・本人にとって意味があると感じられる仕事

・前に進んでいる感覚

であり、この中でも前に進んでいる感覚を得ることができる「小さな達成・勝利」がモチベーションを高めてくれることを突き止めた。

つまり、

・嘘でもいいから前に進んでいる感覚を持つこと

・自分の成長や進歩を実感できるようにすること

が物事へのやる気やモチベーションを大きく高めてくれるのだ。

私はこの知見を知る以前から進捗の力をどことなく感じてはいたのだが、アマビール氏の書籍を読み、この感覚は確信に変わった。

「事業を運営する」

「提案書を作る」

「記事を書く」

「何かを調べる」

「何かを習慣にする」

今やほとんどすべての物事に取り組む際に、この「進捗の力」を意識して使っている。

ここまで来たらしっかりやり切らないと「もったいない」と自分に思わせる

そして最後は、「ここまで来たらしっかりやり切らないともったいない」という「感情の力」を使ってやり切る。

人間には、コストをかけた分、その分のリターンを取り返したいと思う心理があるのはよく知られていることだろう。

そして、これ以上進めると損失が出てしまうと分かっていても、それまでに投資した分を惜しんでついつい投資を続けてしてしまうこの心理は「コンコルド効果」という名前で呼ばれる。

ちなみに、「コンコルド効果」は「サンクコスト効果」と同一の内容だ。

サンクコスト効果と同じ意味を持つのが「コンコルド効果」です。

ビジネスシーンでは時折用いられる言葉であるため、こちらの方が聞き馴染みがあるという方もいることでしょう。

コンコルド効果という名前の由来は、1962年に作られた旅客機「コンコルド」にあります。

コンコルドは約4,000億円をかけて開発されましたが、開発途中、同プロジェクトを継続しても黒字転換ができないという試算がなされました。

しかし、それまでの投資を惜しんで運用を続け、最終的には数兆円という莫大な赤字を出す結果に――。

このことを指して、結果が目に見えているのに、それまでにかけた費用に対する執着が捨てられないという状況を「コンコルド効果」と表現するようになりました。

これはサンクコスト効果の事例として有名です。

参照:「もったいないから」が損を生む? 人間の判断を鈍らす「サンクコスト効果」とは

このように、一般的に「コンコルド効果」というのは、「人間の判断を鈍らす」ネガティブな心理として認識されている。

これは捉え方として何も間違いではない。

だが、私はこの心理は悪い事ばかりではないと思っている。

それは「コンコルド効果」は、「もったいない」という感情に相当強力な力があるということも意味しているからだ。

思うに、「もったいない」という感情は上手に使えば、仕事をしっかりやり切る上でかなり役立つ。

少なくとも私は、この感情によって動かされてきた経験が多い。

したがって「難しい課題」に直面すると、「もったいない」という感情をなるべく早い段階で発生させることを意識する。

そうすることで、スピードを落とさず、最後までしっかりやり切れるのだ。

例えば、今回の資料について言えば、小さいサイズに区切り、できるだけ速く、読み込みを進捗をさせた。

実際には「1日のうちで70%くらい」のところまで資料に目を通し、ペンを用いて区切る作業を進めていった。

するとその日のうちに残りは30%程度になり「最後までしっかりやり切らないともったいない」という感情も生まれていた。

個人的な経験則だが、処理が半分を超えてくるとこの感情は発生する。

そこから先は「もったいない」と思う感情が、私の思考と手を最後の最後まで突き動かしてくれるのだ。

したがって、私の場合は「ここまで来たら最後までしっかりやり切らないともったいない」と自分に思わせることができた瞬間に、目の前にある課題はほとんどクリアできたも同然。

そして、いかにこの状態に速くもっていけるかどうかが、仕事全体の処理スピードにも関係してくるという具合だ。

この世の中にどうにもならないことはない、どうしたらいいかわからなくなる時があるだけ

以上の話をもう一度まとめておく。

私が「難しい課題」をやり切るために意識してやっていることは大きく3つある。

1.難しい課題を小さいサイズに「区切り」、扱い易いタスクに変える

2.仕分けたタスクに速く取り掛かり、処理を「進捗」させる

3.ここまで来たらしっかりやり切らないと「もったいない」と自分に思わせる

そう言えば、昨年お会いした経営者の方が、

この世の中にどうにもならないことはない、どうしたらいいかわからなくなる時があるだけ

といったアドバイスを私にくれた。

私もこれまで幾つも難しい課題に直面してきたが、それをクリアする度に、

「もしかしたら世の中にどうにもならないことはないのかも?」

と考えるようになっていたこともあり、このメッセージはストンと腹落ちした。

本当「どうしたらいいかわからなくなる時があるだけ」なのだ。

これからも「難しい課題」に直面したときは焦らずに、小さく区切るところから落ち着いてやっていこうと思う。

多分これがゴールまでの一番の近道だから。

Photo by ThisisEngineering RAEng on Unsplash

【著者プロフィール】

タナカ シンゴ

先日私がRANGERに投稿した記事に対して、問合せフォームから濃厚な感想をいただきました。

すぐにでも届けられて、誰にでも見せられる時代だからこそ「手間がかかっていて自分にしか見れないもの」に大きな価値を感じています。

理工学部卒業後、マーケティングファームに7年間勤務。国内大手企業や外資系企業をクライアントに、営業、リサーチ、コンサルティング、商品開発、集客、マネジメント、リーダーシップの現場経験を積みジョブチェンジ。

現在は一人会社とNPOも兼業で、商品開発と集客のプロジェクト運営をしたり、記事を書いたり、Podcastを配信したりしています。

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◯noteマガジンで「事業の役に立つネームコレクション」を運営中

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